Организация переезда офиса
Старый офис по самым разным причинам может стать недостаточно подходящим для комфортной работы успешной компании, и тогда возникает необходимость в переезде, к которому следует подходить со всей ответственностью. Любой переезд – это сложная задача, для решения которой необходимо воздержаться от спешки и необдуманных действий: нужно все тщательно спланировать заранее.
Организация переезда офиса – это трудоемкий, но важный процесс, требующий детально продумать все будущие действия, направленные на перевозку документов, оргтехники и мебели. И самое важное в этом деле – транспортировка вещей, которую лучше доверить профессионалам. Но поговорим обо всем по порядку.
Содержание:
- Этапы организации переезда в новый офис;
- Как перевозить офисную мебель;
- Как правильно организовать переезд офиса: подготовка;
- Переезд офиса на новое место;
- Какие проблемы могут возникнуть и как их избежать?
- Куда обратиться, если требуется организовать переезд офиса?
Этапы организации переезда в новый офис
Переезд
Почему важно правильно составить план переезда в новый офис? Дело в том, что такая процедура имеет множество сложностей и подводных камней, без учета которых вы можете столкнуться с различными проблемами, способными нанести ущерб компании и ее сотрудникам. При перевозке документов и мебели можно и нужно пользоваться услугами профессионалов, однако они вовсе не всемогущи, поэтому некоторые работы придется выполнять самостоятельно.
Итак, предварительно нужно разобраться в этапах переезда, которых насчитывается всего четыре:
- Принятие решения. Вам нужно принять решение о переезде, а также заранее определить, какие профессиональные услуги потребуются.
- Подготовка. Все имущество необходимо предварительно подготовить и упаковать.
- Перевозка. Упакованные вещи погружаются в грузовые транспортные средства и доставляются по месту назначения.
- Установка. Остается обустроиться на новом месте, расставить мебель и технику, и можно возобновлять работу коллектива.
Как перевозить офисную мебель
Новый офис может придать вашему коллективу новые силы, обеспечить сотрудникам уверенность в завтрашнем дне, в том, что они работают в успешной, развивающейся компании, в которой делается все возможное, чтобы работники чувствовали себя уютно и комфортно во время исполнения своих повседневных обязанностей.
При этом переезд может и негативно отразиться на настроениях в коллективе, если он будет плохо организован. В первую очередь, владельцу компании необходимо отказаться от мысли использовать труд своих работников при переезде. Каждый специалист должен заниматься только своим профессиональным делом. Если заставить программиста грузить мебель, он может решить, что такая компания ему не очень-то и нужна. Более того, он не сможет столь же качественно справиться с возложенными на него задачами, как профессионал, знающий, как правильно обращаться с офисной мебелью и оргтехникой.
Почему нужно обращаться к профессионалам для перевозки мебели при офисном переезде, а не использовать своих сотрудников:
- погрузочно-разгрузочные работы требуют больших физических усилий, к которым могут быть не готовы офисные работники;
- имидж руководства может сильно пострадать;
- потеря рабочего времени; возможен срыв сроков перевозки;
- возможна порча мебели из-за недостатка опыта и навыков в перевозке.
Профессионалы помогут правильно организовать переезд офиса, они подскажут, какой транспорт лучше всего использовать для переезда, а от этого напрямую будет зависеть как скорость перевозки вещей, так и общая сумма затрат на транспорт.
Кроме того, помощь опытных людей будет просто неоценимой при необходимости:
- Разобрать мебель. Некоторую мебель в офисе лучше предварительно разобрать, чтобы правильно и быстро ее перевезти. Если разборка будет вестись собственными силами, то есть вероятность, что рядом не окажется нужных инструментов или вовсе вещи будут повреждены.
- Подготовить мебель к перевозке. Специалисты отлично знают, как работать с упаковочными материалами. Они упакуют мебель так, чтобы в процессе перевозки с ней ничего не произошло.
- Уложить в транспорт мебель при офисном переезде. Профессионалы способны быстро и качественно загрузить мебель таким образом, чтобы в один автомобиль вместить максимальное количество вещей и не повредить их.
Дополнительным плюсом обращения в профессиональную компанию будет и то, что специалисты оказывают комплексные услуги. Вы сможете в одном месте заказать транспорт и услуги грузчиков, а также профессиональные консультации по вопросам переезда, чтобы организовать все максимально правильно.
Как правильно организовать переезд офиса: подготовка
Разобравшись в том, что помощь профессионалов нужна, чтобы безопасно и эффективно перевезти офис, можно переходить непосредственно к планированию. Итак, в процессе подготовки рекомендуется:
- Спланировать расстановку мебели и оргтехники на новом месте. При планировании нужно учитывать габариты помещений и их назначение.
- Решить вопросы перемещения вещей в старом и новом офисе. Нужно заранее разобраться в возможностях лифтов, согласовать с администрацией бизнес-центра использование лифтов и запасных выходов и т.д. В некоторых случаях переезд возможен только в определенные часы и по предварительному согласованию с администрацией офисных зданий.
- Промаркировать мебель и другие вещи. Маркировка позволит выполнять погрузку и разгрузку, а также расстановку мебели в правильном порядке. Это экономит не только время, но и деньги.
- Собрать документы. Представителям администрации и служб безопасности офисных зданий зачастую требуются подтверждающие документы о переезде между вами и перевозчикам, чтобы не препятствовать проводимым работам.
- Убедиться в отсутствии долга перед владельцами старого офиса. При наличии любых, даже минимальных задолженностей за аренду помещений или коммунальные услуги, вывезти офис из старого здания не получится.
- Позаботиться о наличии прямой связи с представителями офиса и перевозчиком. Под рукой всегда должен быть телефон для оперативной связи со всеми ответственными лицами, чтобы быстро решать любые вопросы по переезду офиса.
Такая подготовка дает возможность избежать многочисленных сложностей и задержек.
Переезд офиса на новое место
После завершения подготовительных мероприятий можно переходить непосредственно к переезду, который также имеет индивидуальные особенности и тонкости, без учета которых транспортировка может существенно затянуться.
Конечно, обращение к профессионалам по переездам позволяет максимально упростить задачу, однако и сотрудникам перевозимой компании будет чем заняться. Что нужно:
- Назначить ответственных. В старом и новом помещениях обязательно должны присутствовать ваши представители, которые будут выполнять роль дежурных. Они должны располагать планами расстановки мебели, списками всех перевозимых вещей и контактами сторонних компаний. В некоторых случаях одного дежурного на объекте может быть недостаточно, тогда в помещениях оставляют по 2 или даже 3 сотрудника.
- Подготовить новое помещение. Желательно в новом офисе оставить указатели, по которым служащие мувинговой компании смогут понять назначение различных комнат, а также места, где оставлять мебель и технику.
- Грамотно контролировать работу грузчиков. При организации переезда офиса важно не только контролировать работу мувинговых рабочих, но и не мешать им. Не нужно оставлять слишком много наблюдателей, они скорее создадут дополнительные сложности для переезда, чем помогут.
- Не оставлять важные документы. Если в офисе находятся документы или вещи особой ценности, то об их сохранности следует позаботиться дополнительно. В идеале вы можете оставить их в закрытом кабинете руководства и доверить ключ только одному человеку.
- Организовать место для хранения находок. Здесь грузчики и сотрудники смогут оставлять вещи без маркировки и опознавательных знаков. Если что-то потеряется при переезде, можно будет проверить наличие утерянных вещей здесь.
- Сделать уборку. Уборка потребуется как в старом помещении, так и в новом. Если работы доверены профессиональной мувинговой компании, то ее сотрудники приведут оба офиса в порядок без посторонней помощи.
Сотрудничество с профессионалами дает возможность максимально упростить переезд, не думать о транспорте, о погрузочно-разгрузочных работах и т.д. Достаточно будет лишь контролировать работу представителей транспортной компании, чтобы все прошло успешно.
Какие проблемы могут возникнуть и как их избежать?
Как бы хорошо и тщательно не была выполнена организация переезда в новый офис, нельзя исключать вероятность возникновения разнообразных проблем. Однако их количество всегда можно минимизировать, если подойти к вопросу ответственно и следовать советам профессионалов.
Итак, специалисты в сфере офисных переездов рекомендуют следующее:
- Тщательно выбирайте дату для переезда. В некоторые периоды времени, к примеру, в праздничные дни или в выходные, найти перевозчиков значительно сложнее, чем в другое время. В мувинговых фирмах в эти периоды поступает максимальное количество заказов. Кроме того, рекомендуется договариваться о переезде со всеми участниками за две недели или даже раньше.
- Не планируйте вечерний переезд. Лучше всего перевозить офис в дневное или утреннее время. Это связано с тем, что к вечеру большинство грузчиков уже испытывают сильную усталость, они хуже сконцентрированы, могут допускать больше ошибок, способных привести к финансовым потерям.
- Не выбирайте самых дешевых грузчиков и перевозчиков. Желание сэкономить свойственно каждому из нас, однако самая низкая цена по рынку должна вас насторожить: очень часто она может свидетельствовать о низком качестве обслуживания.
- Изучите перевозчика, к которому хотите обратиться. Чем больше вы будете знать о нанимаемых специалистах для перевозки вещей, тем ниже вероятность того, что они преподнесут вам неприятный сюрприз. Обязательно изучите сайт компании и отзывы от клиентов. Не лишним будет также посещение офиса выбранного предприятия. Кроме того, никогда не сотрудничайте с перевозчиками без предварительного подписания договора, в котором должен содержаться пункт обо всех гарантиях для вас в случае порчи и утери вещей. Только самые ответственные компании готовы принимать на себя ответственность за ваши вещи, и именно с ними рекомендуется сотрудничать.
Куда обратиться, если требуется организовать переезд офиса?
Чтобы офисный переезд с перевозкой мебели прошел быстро и безопасно для ваших вещей и репутации, без услуг ответственного перевозчика не обойтись. Именно такой транспортной компанией является Livecargo. Мы на протяжении многих лет оказываем своим клиентам комплексные услуги в сфере грузоперевозок, гарантируем сохранность перевозимых грузов и соблюдение оговоренных сроков.
Нас выбирают многие представители бизнеса для перевозки офисов, так как Livecargo обеспечивает:
- Своевременную подачу транспорта и грузчиков. Мы никогда не опаздываем к нашим клиентам.
- Грамотную маршрутизацию. Выбираем оптимальные маршруты доставки грузов, чтобы сберечь ваше время и деньги.
- Большой выбор транспортных средств. Livecargo располагает обширным автопарком грузовых транспортных средств, среди которого можно выбрать оптимальную технику под ваши индивидуальные нужды.
- Страхование. Мы страхуем перевозимые грузы, поэтому вы гарантированно не потеряете деньги.
- Отслеживание грузов. Вы можете в режиме реального времени следить за транспортом и знать, когда автомобиль прибудет по месту назначения.
Обращайтесь в компанию Livecargo по телефону +7 (495) 665-82-72 – мы поможем перевезти офис безопасно, быстро и надежно.